予約と会計の入れ方

1予約の画面を開く

1. パソコンのブラウザで、次の住所を開きます。
   https://line-harness-ota-admin.vercel.app/clinic
2. 「管理画面にログイン」の画面が出たときは、「ログインキー」の欄にログインキーを貼り付けて、「ログイン」を押します。入力するのはログインキー1つだけです（名前を入れる欄はありません）。
3. 「予約・会計」の画面が開きます。その日の予約が、時刻の順に並んでいます。ログインのあとに「ダッシュボード」など別の画面が開いたときは、メニューの「予約・会計」を押します。
4. 日にちを変えるときは、日付の両側にある「‹」（前の日）「›」（次の日）を押します。「今日へ」を押すと今日に戻ります。

2予約を入れる

施術が終わって次の予約を決めたときも、電話で予約を受けたときも、同じ手順です。

1. 「予約・会計」の画面で、緑の 予約を入れる を押します。
2. 「どなたの予約ですか」の窓が開いたら、「お名前か番号で探す」の欄にお名前を打ちます。よみを打ったら、漢字に変えてから探してください。姓だけでも探せます。カルテの番号でも探せます。出てきたお名前を押します。

   

   お名前が出てこないときは、3 名簿にいない方の予約に進みます。
3. 「（お名前） さん」の窓が開いたら、「この予約の長さ」で長さを確かめます。並ぶ長さは、院の設定で決めた長さです。はじめから選ばれているのは、その方のいつもの長さです（決めていない方は、院の設定で決めた長さ）。はじめて来られる方のときは、「はじめての方」にチェックを入れると、はじめての方の長さに変わります。症状で長さがちがうときは、その長さのボタンを押します。

   

4. 「日にち」で、予約の日を押します。日付は、今日から3週間先まで横に並んでいます。先の日付は、タッチパッドなら2本の指で横になでると、マウスなら Shift キーを押しながらホイールを回すと出てきます。3週間より先の日は、12 困ったときの「3週間より先の日に入れたい」の手順で入れます。
5. 「（日付） の時間」が出たら、入れたい時刻を押します。「この日の予約」の行に、その日にもう入っている時間が出ています。

   

   入れたい時刻のボタンが無いとき出てくるのは、選んだ長さが空いている時間に収まる時刻だけです。長さを短くすると出ることがあります。それでもその時刻に入れたいときは、「枠にない時刻で入れる」を押します。「ほかの時刻」の欄（--:-- と出ている所）を押して、13:20 のように時刻を入れます。
6. 「メニュー」は、選ばなくても予約は入ります。選ぶときは、「① 症状を選ぶ」で症状を押してから、「② 金額を選ぶ」を押します。その場でお支払いの方は、金額を押します。回数券の方は、「② 金額を選ぶ」の最後にある「回数券で来院」を押します。こうしておくと、この予約の「会計する」を開いたときに、回数券が選ばれた形で開きます。

   

7. 窓の最後にある、日にちと時刻が入った緑のボタン（例: 10月30日(金) 11:00 で入れる）を押します。

   

   「予約を入れました」と出たら終わりです。「閉じる」を押すと、「予約・会計」の画面のその日の一覧に、入れた予約が出ています。同じ方の次の予約も続けて入れるときは、「続けて別の日も入れる」を押します。

3名簿にいない方の予約

はじめての方など、探してもお名前が出てこない方の予約です。「名簿」は、院助に入っている患者さんの一覧（カルテ）のことです。

1. 「予約・会計」の画面で 予約を入れる を押し、「どなたの予約ですか」の窓で、「名簿にいない方を新しく入れる」を押します。
2. 「名簿にいない方」の窓が開いたら、「お名前」の欄にお名前を入れます。「お電話番号」は、入れなくても進めます（入れた番号は、カルテのメモに残ります）。

   

3. 緑の 次へ（日にちと時間） を押します。このあとは、2 予約を入れるの3（「この予約の長さ」）からと同じです。最後に緑のボタンを押したときに、その方のカルテもできます。

4予約を直す・取り消す

日にち・時刻・長さを直す

1. 「予約・会計」の画面で、直したい予約の日を開き、その予約の「直す」を押します。
2. 「日にち・時刻・長さを直す」の欄が開いたら、日にち・時刻・長さ（分）を直して、この内容で直す を押します。直さずに閉じるときは「やめる」を押します。

   

取り消す

その予約の「取り消す」を押すと、「もう一度押すと取り消します」と出ます。もう一度押すと取り消されます。1回押しただけでは取り消されません。

取り消した予約は、その日の一覧に薄い色で残ります。「予約に戻す」を押すと、元の予約に戻ります。

来られなかったとき

予約の時間に来られなかった方は、その予約の「来なかった」を押します。予約は消えずに「来なかった」の印が付きます。

5週と月で見る

「予約・会計」の画面の「日」「週」「月」を押すと、見え方が変わります。

週

1週間の予約が、時刻の表で並びます。空いている所を押すと、その日と時刻で予約を入れられます。入っている予約を押すと、その日の一覧が開きます（直す・取り消すは、その一覧で）。灰色の所は、お休みの日と、施術の時間の外です。

月

1か月の予約が、日ごとの件数と一緒に並びます。日にちを押すと、その日の一覧が開きます。

6臨時の休みを入れる

1. 「予約・会計」の画面で、「休みを入れる（臨時休業）」を押します。
2. 「院の設定」の画面の「お休み・受けない時間」が開きます。「休みを足す」で、「1日だけ」「何日か続けて」「毎週」のどれかを押し、「休みの日」に日付を入れます。
3. 「時間」で、一日休むときは「一日じゅう」、午後だけなどのときは「時間を決める」を押して時間を入れます。
4. 緑の この休みを入れる を押します。

   

   押したときに、すぐ入ります。院の設定の画面のいちばん下にある保存のボタンは、この欄では押さなくてかまいません。入れた休みは、「お休み・受けない時間」の一覧に出ます。

7会計をする

施術が終わったら、その方の予約の「会計する」から記録します。

その場でお支払いの方

1. 「予約・会計」の画面で、その方の予約の緑の 会計する を押します。
2. 「会計」の窓が開いたら、「① 症状を選ぶ」で症状を押します。
3. 「② 金額を選ぶ」で、金額を押します。いつも同じメニューの方には「いつもの」と付いています。メニューに無い金額のときは「金額を入れる」を押し、「施術」「耳ファス」「物販」のどれかを押します。
4. 「現金」「カード」「その他」のどれかを押します。「金額」の欄の数字を確かめます。値引きなどで変えるときは、この欄の数字を直します。次からもこのメニューで開くようにするときは、「これを、この方のいつものメニューにする」にチェックを入れます。

   

5. 窓のいちばん下の緑のボタン（例: 8,000円 で記録する）を押します。ボタンには、その会計の合計が出ています。
   窓が閉じて、その予約に「来院済み」と、記録した内容と金額が出たら終わりです。

回数券を買う方

1. 「会計」の窓の「② 金額を選ぶ」で、回数券（例: 「不妊 回数券 11回」）を押します。
2. その日に1回目の施術も受ける方は、「回数券を購入し、その日に1回目を使う」にチェックを入れます。チェックを入れると、その日の施術が、この回数券の1回目として記録されます。
3. 「現金」「カード」「その他」のどれかを押して、緑の「（金額） で記録する」を押します。

   

   窓が閉じて、その予約に「来院済み」と、買った回数券と金額が出たら終わりです。買った回数券は、左のメニューの「回数券」の一覧にも出ます。

回数券で来られた方

1. 「会計」の窓の「② 金額を選ぶ」のいちばん最後にある、「回数券で来院（0円）」を押します。予約を入れるときに「回数券で来院」を選んでいれば、はじめから選ばれた形で開きます。
2. 「どの回数券を使いますか」に、その方の回数券が「残り5回 → 4回」のように出ます。使う回数券を押します。

   

3. 緑の 0円 で記録する を押します。回数券の残りが1回減ります。

「この方の回数券の記録がありません」と出たときは、次の「院助を使う前に買った回数券で来られた方」に進みます。

院助を使う前に買った回数券で来られた方

1. 「回数券で来院（0円）」を押したあとに出る、「使いかけの回数券を入れる」の欄を使います。欄が出ていないときは、「＋ 使いかけの回数券を入れる」を押します。
2. 「回数券の名前」で症状を押し、出てきた回数券の名前を押します。並んでいない名前のときは、「名前を書く」を押して書きます。
3. 「今日使う前の残り」に、今日使う前に残っている回数を入れます。期限が分かれば「期限」に入れます（分からなければ空のまま）。

   

4. 緑の この回数券を使う を押します。「どの回数券を使いますか」に、入れた回数券が「残り5回 → 4回」と出ます。
5. 緑の 0円 で記録する を押します。このボタンを押すまで、入れた回数券は保存されません。

はじめての方

1. はじめての方の会計では、「会計」の窓の「内容」の始めに「はじめての方」の欄が出ます。「どこから来ましたか」で、その方が来た入口（チラシ・WEB予約など）を押します。押すと、その入口の、はじめての方の金額が出ます。押した入口は、その方のカルテと、月の実績表の「どこから来たか」に入ります。

   

2. 出てきた金額を押し、払い方を押して、緑の「（金額） で記録する」を押します。

窓のいちばん下の「初めて来た方」にチェックが入っている会計は、月の実績表の「新規」に数えられます。前から通っている方にチェックが入っていたら、外してから記録します。

物販なども一緒に買われたとき

「＋ 物販などをもう1つ足す」を押すと、2つ目の欄が出ます。2つ目の欄で金額を選びます。記録のボタンには、合わせた金額が出ます。

8会計を直す

1. 「予約・会計」の画面で、直したい会計の日を開きます（日付の両側の「‹」「›」で日を変えます。月で探すときは「月」を押して、その日を押します）。会計を記録した予約には「来院済み」と、記録した内容が出ていて、「会計を直す」があります。その「会計を直す」を押します。

   

2. 「会計」の窓が、記録した内容で開きます。直してから、緑の「（金額） で記録する」を押します。窓が閉じて、その予約に直した内容と金額が出たら終わりです。

9回数券の期限を延ばす・残りを直す

左のメニューの「回数券」を押すと、残りのある回数券がお名前ごとに並びます。「お名前か、回数券の名前で絞る」の欄にお名前を入れると探せます。

期限を延ばす（つわり・出産などで来られない期間があったとき）

1. その方の回数券の「期限を変える」を押します。
2. 「いつから」「いつまで」に来られなかった期間を入れて、「この日数だけ延ばした日を入れる」を押します。「新しい期限」に、その日数だけ先へ延ばした日が入ります。日にちを決めて変えるときは、「新しい期限」に直接入れます。
3. 「理由」に、あとで見て分かることを書き（例: つわりから出産まで来られなかったため）、緑の 期限を変える を押します。

   

残りを直す

先生の控えと残りの回数がちがうときに使います。その方の回数券の「残りを直す」を押し、「残りを（ ）回にする」に正しい回数を入れて、「理由」を書き、緑の「残りを直す」を押します。

10会計の控えを残す（はじめに1回）

会計の金額・払い方・回数券の残りは、インターネットには送らず、このパソコンのブラウザの中にだけ保存しています。ブラウザの記録を消したときや、パソコンを替えたときにも戻せるように、パソコンの中のフォルダに控えのファイルを残します。

1. 左のメニューの「月の実績表」を押します。
2. 「会計の控え」の欄の、緑の 控えを置くフォルダを決める を押します。

   

3. フォルダを選ぶ窓が開いたら、ふだん HD や USB に写しているフォルダ（書類のフォルダなど）を選び、選ぶボタンを押します（パソコンによって「選択」「フォルダーの選択」などと出ます）。続けてブラウザが、そのフォルダのファイルを編集してよいかを聞いてきたら、許可するほうを押します。

院助の画面の上に、控えについての知らせとボタン（「許可する」「もう一度書く」など）が出たときは、そのボタンを押します。

税理士さんに渡す会計の一覧は、同じ欄の「（年月）の会計を CSV で書き出す（名前なし）」で出せます。患者さんのお名前は入りません。

11月の実績表を見る

1. 左のメニューの「月の実績表」を押します。今月の表が開きます。月を変えるときは、月の両側の「‹」（前の月）「›」（次の月）を押します。
2. 左の表は、先生の実績表と同じ項目です。売上実績・新規集客数・総来院数などが、予約と会計の記録から出ます。「前の月」の列には、前の月の数字が並びます。
3. 「どこから来たか（新規）」には、はじめての方の人数が、来た入口ごとに出ます。広告を出している入口の「広告費」に、その月の広告費を入れると、「1人あたり」に、1人来てもらうのにかかった金額が出ます。入口が並んでいないときは、「媒体の名前（例: Instagram広告）」の欄に名前を入れて「足す」を押します。
4. 臨時休業があった月は、「この月の営業日数」に日数を入れます。広告費と営業日数を入れたら、緑の 保存する を押します。ボタンの横に「保存しました」と出たら終わりです。

   

5. 画面を下へ送ると、「（年）年の表」に、その年の数字が月ごとに横に並んでいます。

12困ったとき

お名前で探しても出てこない

ひらがなのまま探していないかを見てください。漢字に変えてから探します。姓だけでも探せます。それでも出ないときは、3 名簿にいない方の予約で入れます。

入れたい時刻のボタンが無い

時刻のボタンは、選んだ長さが空いている時間に収まる時刻だけが出ます。「この予約の長さ」を確かめるか、「枠にない時刻で入れる」を使います。

間違えて入れた

その予約の「直す」で直すか、「取り消す」を2回押して取り消します。

予約を入れずに来られた方の会計

2 予約を入れるの手順で、今日のその時刻の予約を入れます（時刻のボタンが無いときは「枠にない時刻で入れる」）。入れた予約の「会計する」を押します。

会計の窓に金額のボタンが出ない

「① 症状を選ぶ」で症状を押すと、その症状の金額が出ます。症状を押しても出ないときは、左のメニューの「院の設定」で、その症状のメニューが入っているかを見てください。

会計の金額や回数券が出てこない

会計の金額と回数券は、記録したパソコンのブラウザの中にあります。いつも会計に使っているパソコンとブラウザで開いているかを見てください。ブラウザの記録を消してしまったときは、「月の実績表」の「会計の控え」の欄で、前と同じフォルダを選びます（「控えを置くフォルダを決める」か「フォルダを選び直す」を押します）。「フォルダの控えから戻す」が出たら、それを押すと戻ります。

「通信に失敗しました」と出た

インターネットにつながっているかを見て、もう一度押してください。

3週間より先の日に入れたい

「予約を入れる」の窓を「×」で閉じます。「予約・会計」の画面で「週」を押し、「›」でその週まで進めます。入れたい日と時刻の空いている所を押すと、その日と時刻が入った形で「どなたの予約ですか」の窓が開きます。お名前を探して押し、長さとメニューを確かめて、緑のボタンを押します。

画面がこのページの写真と違う・それでも分からない

その画面の写真を撮って、いつもやり取りしている LINE でお送りください。